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おっさん流、仕事術(その3)

おっさん流の仕事術(その3)をご紹介します。なお、今まで書いた部分もありますが、重なっている部分は補強ということで。

■説明資料はペーパー1枚にまとめる
どんなに難しいことでも要点を整理してペーパー1枚(A3)にまとめ、噛み砕いて相手に説明します。これができなければ自分が完璧に理解していないということだと私は考えています。

参考文献はこれです。

 ちなみに、相手が納得できなければ、相手の理解力ではなく自分のプレゼン能力を疑うべきです。

相手を納得させるとともに、その相手がその人の上司に説明できるように導いてあげられれば完璧でしょう。

■優先順位をつける
仕事の優先順位を4種類に分ける。
①重要度→高 優先度→高
②重要度→低 優先度→高
③重要度→高 優先度→低
④重要度→低 優先度→低
①から順にさばきます。④の指示がたまに上から来ますがトボけてやりません。
なお、同じランクの中では早く片づくものからやります。タスクが溜まっているとストレスになるし、一つ一つさばけると仕事にリズムが出てくるためです。

脳は整理整頓をすると気持ち良くなってくると何かに書いてありました。パズルゲームが癖になるのはこの習性によるもののようです。

■問合せや報告書は次の日までに
問合せは基本的に次の日までに対応します。何日かかかる場合は、相手が心配するので取り急ぎ見通しの一報を入れます。報告書を何日も経って出してくる人がいますがこれはよくないです。

時間が経つほど記憶が曖昧になってくるので書き上げるのにも余計に時間がかかります。すぐに書いてしまえば短時間で作業が終わります。

■大事な書類は提出前に一晩寝かせる
風呂に入っている時や寝る時などスイッチが完全にオフになった時に、意外とその書類の抜け落ちやミスにハッと気がつくものです。

最悪やり直しができるよう、一日寝かせます。これも何かに書いてありましたが忘れました。

■最高の環境で仕事をする
静かな職場、適温、処理能力の高いパソコンなど、最高のパフォーマンスを出せる環境を確保しましょう。パソコンの処理時間も無駄です。私の職場のパソコンは処理能力が絶望的に遅く、インターネットにも繋がらないのでいつもイライラしています。この数秒の積み重ねが大きな損失になると何度会社で言っても無駄なので諦めました。

■午前中が勝負
人間の脳はスッキリした早朝が一番よく動きます。一流の人は朝早く来て静かなうちに作業をテキパキとやります。脳が絶好調で回るのは良くて午前中まで。なので午前中にどこまでできるかが勝負です。

この時間に極限まで集中します。そのため電話は緊急時を除いて取り継がないように周囲にお願いしています。

この時間に「メールを送りました」という無駄な電話が来ると不機嫌になってしまいます。
この際、お腹は出来る限り空腹でなければなりません。お腹が膨れると頭が回らなくなってしまいます。

この本が参考文献です。

 

  なお、午後はどうするのかというと、出来る限り頭を使わない仕事をします。外回りや書類の整理整頓、コミュニケーションのための雑談などです。

■会議では資料を予め配布する
私は会議で資料を配るのは非効率だと考えており、会議の数日前には資料を出席者に配って目を通してもらいます。

理由は、会議でいきなり見たらいくら説明を受けてもわからないことが多いからということと、説明時間を短縮することができるからです。出席者の議論が深まらず、結局結論持ち越しとなったら時間というコストの無駄です。

実はこの理由が一番大きいと個人的には思うのですが、事前に配布しておけば出席者がもし理解できなくても「ここに書いてあります。事前に見ていますよね?」と言えるし、出席者もどうせ熟読していないのだから、出席者は「もし自分の質問の説明がどこかに書いてあったら恥ずかしい」と思い質問しづらくなります。

結果、質疑があまり出ず会議の主導権を握り、進行を有利に進めることができます。

■会議では最初に終了時間を決める
ダラダラ会議は意味がありません。始めに終了時間を宣言します。

カルロスゴーンという話題の人がいて、いろいろ問題がありますが、日産を立て直した実績は確かにあります。

そのゴーン氏は著書の中で会議の進行を特にサクサク進めたと書いていたと思います。車のデザインなんか本当にサクッと決めていたと思います。この本かな。違ったらすみません。

 
■枕元にメモとペンを置く
先に書きましたが、寝るときはスイッチがオフとなり、その状態だと日中仕事で気づかなかったことや良いアイデアが浮かぶものです。

そのアイデアは一瞬にして記憶から去ってしまうので、忘れないうちにメモを取ります。人間の記憶なんていい加減です。次の日には絶対に忘れてしまいます。

 

以上です。気付いたらまた書きます。