今回は時間管理や効率化など、仕事術を紹介したいと思います。これらは私が長年多くの本を読んで得た知識であり、日々の仕事で実践しているものです。
過去の記事にも書きましたが最も確実な投資先は自分自身です。
自らへの投資は価値が１００％上がります。そして、上がった給料が配当金です。さあ配当金でガッツリ儲けましょう。
■一日の過ごし方
①午前
脳は朝が一番働き、午後に向けて少しずつ鈍くなってきます。脳の働きが絶好調の午前中が勝負です。午前中に集中してできる限り事務作業を片付けます。
この際、朝ごはんは食べない方がいいです。お腹が満たされると眠気が襲ってきて作業効率が落ちてしまいます。朝ごはんはしっかり食べなさいと教わったかもしれませんが、それは育ち盛りの子供や学生の話です。大人はむしろ普段の食事がオーバーカロリーなくらいです。
事務作業に集中するために、午後に回せる仕事は午後に送りましょう。先方から電話が来た場合、私が出れば午後にかけ直すと言い、他の人が出た場合は打合せ中とするよう指示しております。もちろん至急案件は例外です。
②昼
同僚と食べに行く時は別として、自分一人の場合はお弁当などは食べません。お腹が膨れて午後眠くなってしまうからです。食べるのはソイジョイやカロリーメイトのような軽食（？）です。これらを数本軽く食べてすぐに横になって寝てしまいます。昼休みは１２時から１時間ありますが、こうすると大体４５分くらい寝られます。
昼寝をすることでまた脳がスッキリして、朝起きたての状態になります。お腹も空腹に近いので脳に血液がまわります。昼寝は１５分くらいがちょうどよくてそれ以上は寝過ぎという話もありますが個人差だと思います。私にはこの時間がちょうどいいです。
③午後
脳がリセットされたことにより、もう一度効率的な事務作業ができますが、どうしても途中で脳の働きが鈍くなります。効率の低下を見計って体を使う作業（書類整理・得意先や現場まわり・電話対応等）を行います。打ち合わせも午後でいいと思います。
④１５時頃
朝からあまり食べていないので、どうしても空腹になります。このくらいの時間にボリボリとソイジョイやカロリーメイトを軽く食べます。YouTubeを見ていたらアーモンド、ピーナッツ、クルミなども良いとのことです。もちろん食べすぎると太ります。
⑤夜
午後に脳の働きが鈍くなるということは、夜は働きが悪くなります。かつて私は毎晩１１時くらいまで仕事をしていましたが、正直夜は全然仕事が進みませんでした。
現在の私は残業はほぼなしでサクッと定時に帰ります。残業する場合でも２時間以上はまずしません。効率が悪すぎて残業する意味がないのです。どうしても残業が必要な場合は、逆に朝早めに出社して仕事をします。
以上、１日の過ごし方でした。
■集中は１時間まで
どんな作業も集中が続くのは１時間程度だと思います。私はその都度、コーヒーを飲みに行ったり、席を立って軽い体操をしたり、書類を探しに行くふりをして少しだけ散歩をしたりしています。
これも個人差があると思いますが、主旨は適度な休憩を入れるということです。
■常に整理整頓
何の本かは忘れましたが、一般的な会社員は書類を探すのに年間１５０時間使っているという記述があったと記憶しています。これは莫大な損失です。
そこでトヨタでは、１０秒以内に見つからない書類はないものと考えろみたいなルールがあったような気がします。私はこの考え大変感動し、それ以降は必ず１０秒以内に書類を見つけるよう書類の整理を徹底しています。
私の机の上はいつも何もない状態ですが、全ての書類の場所を把握しています。パソコンのデータ整理も同様です。
職場のある人はパーテーションのように書類が積み上がって前・横が見えません。一番底の書類は一体何なんでしょうか。もちろんその方（ずいぶん年上）は仕事が全くできません。机の上を見れば仕事ができる人かどうか大体わかりますよね。
■マルチディスプレイ
私の会社のように昭和から時間が止まっているような文化の会社は、ほぼディスプレイは１つではないでしょうか。この画面を２つにすることで、作業がケタ違いに速くなります。
やり方は簡単です。ディスプレイを別に買い、今使っているパソコンの隣に置いてHDMIやD-SUB15ピンで接続するだけです。２万円もあれば十分でしょう。そして、Windowsの標準設定の「マルチディスプレイ」で２つの画面を使うことができるようになります。詳しくは「マルチディスプレイ」で検索してみてください。
仕組みはプロジェクターに出力するのと同じですので、面倒なシステム管理者を通さなくてもできる場合が多いと思います。一度使ったらやめられなくなるくらい便利です。
私は大体１つの画面を２つに分け、合計４つのウィンドウで作業をしています。例えば、右の画面に参考資料の①PDFと②メールを表示しながら、左の画面で③ワードと④エクセルに入力するという具合です。
これはオススメです。
まだまだありますが、長くなってしまったので、続きはまた後日書きます。